Qu’est-ce qu’une société d’affacturage et comment fonctionne-t-elle ?

Sources de financement entreprise, Financement

En tant que dirigeant d’une PME, vous cherchez à gérer de façon optimale le décalage entre vos paiements fournisseurs et clients. La société d’affacturage pourrait apporter une réponse à vos besoins.
Mais comment fonctionne réellement cette méthode de financement ? Est-elle la meilleure option pour votre entreprise ? Cet article explore ces questions et vous offre une vision d’ensemble pour prendre des décisions éclairées.

Affacturage : Définition Simple

L’affacturage, ou factoring, est une solution financière où une société spécialisée – appelée factor – rachète les factures émises par une entreprise, généralement sous 8 à 24 heures. Cela permet de financer rapidement les créances en attente de règlement

Le factoring aide à gérer le décalage entre les paiements des clients et les obligations envers les fournisseurs. Les banques peuvent également proposer de l’affacturage.

Affacturage inversé

L’affacturage inversé est une variante où l’acheteur s’associe à un factor pour payer ses fournisseurs plus rapidement. Contrairement à la solution traditionnelle où le fournisseur vend ses créances, c’est l’acheteur qui initie le processus, améliorant ainsi les relations fournisseurs et bénéficiant de délais de paiement plus longs.

Affacturage inversé collaboratif

L’affacturage inversé collaboratif est une extension où l’acheteur, le fournisseur et une plateforme de financement travaillent ensemble. L’acheteur initie le règlement anticipé des factures par une société de financement, améliorant la trésorerie des fournisseurs de manière collaborative.

Pourquoi faire appel à une société d’affacturage ?

Faire appel à une société d’affacturage permet de financer rapidement les créances clients, améliorant ainsi les comptes de l’entreprise. Cela aide à gérer le décalage entre les paiements des clients et les obligations envers les fournisseurs, offrant une solution flexible pour maintenir les opérations sans attendre les paiements.

Les différences avec la Facilité de caisse

La facilité de caisse est un découvert autorisé par la banque, permettant à l’entreprise de couvrir ses besoins de trésorerie en attendant les paiements. Elle est flexible et peut être utilisée pour gérer le décalage de paiement et financer diverses dépenses courantes. Cette solution aide à maintenir les opérations de l’entreprise en attendant le règlement de la part des clients, offrant une gestion globale des comptes.

Prenons l’exemple d’une société qui vend des véhicules. Si les clients paient leurs achats dans trois mois, le factor intervient pour financer immédiatement ces factures. L’entreprise reçoit ainsi les fonds nécessaires pour ses opérations en attendant que les clients honorent leurs factures. Cependant, le factoring cible uniquement les factures émises, contrairement aux financements destinés à la croissance ou au stock de l’entreprise.

Quels sont les avantages et les inconvénients de l’affacturage ?

Cette solution de financement peut bien dépanner dans certaines situations, mais quel est le cadre de ses avantages et inconvénients ?

L’affacturage offre plusieurs avantages clés pour les petites & moyennes entreprises

  1. Optimisation financière : Il permet de financer le décalage entre la facturation et le moment où les clients créditent votre compte, soulageant ainsi les comptes de l’entreprise. Cela assure une liquidité immédiate pour couvrir les besoins financiers courants.
  1. Flexibilité : Le montant minimum financé et les types de services complémentaires proposés varient en fonction des factors. Les PME peuvent utiliser l’affacturage  :
    • de manière occasionnelle pour des besoins ponctuels ou
    • sous forme de contrat récurrent ou de partenariat 
    • en abonnement pour un flux de trésorerie régulier.
  1. Gain de temps : L’automatisation du processus, particulièrement utile dans des secteurs comme le BTP, permet de réduire les tâches administratives et de se concentrer sur les activités principales. Par exemple, les factures peuvent être financées automatiquement, sans intervention manuelle répétée.

En résumé, le factoring est une solution flexible et efficace qui améliore la gestion financière et optimise les comptes des PME, en offrant des options adaptées à leurs besoins spécifiques.

Inconvénients à considérer avant de choisir l’affacturage comme solution de financement 

Avant d’opter pour le factoring, les entreprises doivent considérer plusieurs inconvénients potentiels :

  1. Limitation aux factures : L’affacturage ne finance que les factures émises. Il ne peut pas couvrir d’autres besoins de trésorerie non liés à des créances clients.
  2. Absence de financement global de la trésorerie : Contrairement à une facilité de caisse, le factor ne fournit pas une enveloppe financière globale non attachée à des factures spécifiques. Par exemple, le financement de stocks de véhicules automobiles ne peut pas être couvert par une société d’affacturage.
  3. Interventions ciblées : Le financement par affacturage se limite à des factures émises spécifiques. Cela diffère d’une facilité de caisse qui offre une plus grande flexibilité pour financer divers besoins comptables.

A noter : La souplesse des sociétés d’affacturage est variable. Certains factors feront une analyse financière de la solvabilité du client et une étude de l’objet de la facturation plus poussées que d’autres. Certains factors voudront évaluer à la fois le risque de recouvrement de la facture émise et les risques juridiques liés à l’objet de la facturation.

En résumé, bien que l’affacturage puisse optimiser la gestion des créances clients, il est important de noter qu’il ne couvre pas tous les besoins financiers de l’entreprise et se limite au financement des factures spécifiques.

Comptabilité de l’affacturage et facteurs influençant son coût

La comptabilisation de l’affacturage est relativement simple car le coût du factoring est enregistré comme une charge dans les comptes de l’entreprise. Plusieurs facteurs influencent le coût de l’affacturage.

1- Type de projet vendu :

Les modalités d’intervention du factor peuvent varier selon le type de projet. Les projets avec des risques juridiques élevés ou ceux susceptibles de ne pas se terminer comme prévu peuvent entraîner des coûts supplémentaires.

2- Domaine d’intervention :

Le secteur dans lequel votre entreprise opère peut affecter le coût. Les secteurs à haut risque peuvent entraîner des frais plus élevés.

Par exemple, une entreprise de distribution alimentaire, où les paiements sont réguliers et la probabilité de non-règlement est faible, bénéficie de coûts plus bas. En revanche, une entreprise de construction, avec des projets de longue durée et des risques juridiques et financiers élevés, fera face à des coûts plus élevés.

3- Vigilance du factor :

Le niveau de vigilance et de suivi requis par le factor, selon le type de projet et les antécédents de l’entreprise, peut également influencer le coût.

En résumé, bien que l’affacturage soit simple à comptabiliser, son coût peut varier en fonction de plusieurs facteurs spécifiques à votre entreprise et à vos projets.

4- Le courtier en affacturage : atouts et limites

Faire appel à un courtier en affacturage simplifie la sélection et la mise en place de cette solution financière. Ils négocient les meilleures conditions, comparent les offres, et évaluent les risques pour vous. Les principaux avantages sont un gain de temps, de meilleures conditions, et des conseils personnalisés. Les inconvénients incluent un coût supplémentaire et une dépendance à un intermédiaire. En résumé, un courtier optimise les bénéfices du factoring mais engendre des coûts supplémentaires.

Quelles erreurs courantes les entreprises doivent-elles éviter lorsqu’elles optent pour l’affacturage ?

Lorsque les entreprises choisissent l’affacturage, elles doivent éviter plusieurs erreurs courantes listées ci-dessous.

Ne pas évaluer toutes les options de financement : Parfois, il vaut mieux faire appel à une société de location financière plutôt qu’à un factor, surtout si vous avez besoin de financer des équipements spécifiques ou des projets à long terme. La location financière peut offrir des conditions plus avantageuses pour ce type de besoins.

Négliger les coûts cachés : Les frais d’affacturage peuvent inclure des coûts cachés, tels que des frais de dossier, des frais de gestion mensuels, ou des frais pour les créances impayées. Il est essentiel de bien comprendre tous les coûts associés avant de s’engager.

S’engager sans comparer les offres : Toutes les sociétés d’affacturage ne proposent pas les mêmes conditions. Comparer plusieurs offres permet de trouver la solution la plus avantageuse pour votre entreprise.

Mauvaise gestion des relations clients : Utiliser un factor peut affecter votre relation avec vos clients. Assurez-vous que la société d’affacturage choisie respecte vos standards de service client pour éviter des tensions ou des malentendus.

Ignorer les implications contractuelles : Les contrats d’affacturage peuvent comporter des clauses contraignantes. Il est crucial de bien lire et comprendre toutes les conditions avant de signer pour éviter des surprises désagréables à l’avenir.

Comparaison des Solutions de Financement alternatives

Le crédit-bail et la location financière offrent des voies de financement alternatives et adaptées aux besoins uniques de chaque entreprise, prenant en compte la durée de vie du matériel professionnel souhaité et les conséquences financières futures d’obsolescence. 

Voici un tableau résumant la comparaison avec la location financière, une solution de financement alternative :

Quels critères une entreprise doit-elle utiliser pour choisir le bon prestataire d’affacturage ?

Lors du choix d’un prestataire d’affacturage, il est essentiel de comparer les conditions de financement.

Examinez les taux de financement, les frais de service et les conditions de règlement.
Ces éléments déterminent
le coût global de l’affacturage et peuvent varier considérablement entre les prestataires.

Il existe des factors « verticalisés » spécialisés par secteur d’activité, offrant des solutions adaptées à des industries spécifiques comme la santé ou la technologie. D’autres sont généralistes et fournissent des services flexibles pour une variété de secteurs. Le choix entre eux dépend des besoins spécifiques de votre entreprise et de l’expertise requise.

Ensuite, il est important de vérifier les politiques concernant le recouvrement des créances non réglées. Certains factors prennent en charge le risque de non-paiement, tandis que d’autres exigent que l’entreprise supporte ce risque. Comprendre ces politiques vous aidera à évaluer le niveau de sécurité financière que la société d’affacturage peut vous offrir.

Enfin, la réputation et le service client du factor doivent être pris en compte. Recherchez des avis et des témoignages d’autres entreprises qui ont utilisé leurs services.

Un bon service client peut faire une différence significative, surtout si des problèmes surviennent. Un prestataire fiable et réactif sera plus à même de soutenir votre entreprise efficacement.

Quels sont les points de vigilance à observer lors de la mise en place d’un contrat d’affacturage ?

Lors de la mise en place d’un contrat d’affacturage, soyez attentif aux aspects suivants :

  1. Frais cachés : Assurez-vous de comprendre tous les frais, y compris les frais de dossier, de gestion mensuelle, et les frais pour créances impayées.
  2. Clauses contractuelles : Lisez attentivement toutes les conditions, y compris les obligations de volume minimum de factures et les périodes de préavis pour résilier le contrat.
  3. Impact sur la relation client : Assurez-vous que le factor respecte vos standards de service client pour éviter des tensions ou des malentendus.

Quelles sont les alternatives à l’affacturage pour les PME cherchant à financer un projet ?

Pour financer un projet avec des phases de livraisons successives ou un déploiement, il existe des alternatives à l’affacturage :

  • Facilité de caisse : Un découvert autorisé par la banque pour couvrir les besoins financiers à court terme.
  • Location financière (leasing) : Financer des équipements spécifiques avec des paiements échelonnés.
  • Leaseback : Vendre un actif pour en obtenir des liquidités immédiates tout en continuant à l’utiliser via un contrat de location.

Comment l’affacturage peut-il influencer la relation entre une entreprise et ses clients ?

Généralement, l’affacturage ne pose pas de problème majeur dans la relation entre une entreprise et ses clients, surtout si le factor choisi respecte les standards de service client de l’entreprise. Cependant, il est important de choisir un factor qui maintient une communication professionnelle et respectueuse avec vos clients pour éviter des tensions.

Les alternatives à l’affacturage

En plus de l’affacturage, plusieurs alternatives peuvent aider à financer le délai entre la facturation et son paiement. 

  • Le leaseback permet de libérer des liquidités en continuant à utiliser vos actifs. 
  • Les prêts bancaires traditionnels et les lignes de crédit offrent des solutions de financement directes. 
  • Le financement participatif peut lever des fonds rapidement via des plateformes en ligne, tandis que le capital-risque peut injecter des capitaux en échange de parts de l’entreprise. 
  • Enfin, les subventions et aides publiques peuvent également fournir un soutien financier sans endettement supplémentaire.

e service client de l’entreprise. Cependant, il est important de choisir un factor qui maintient une communication professionnelle et respectueuse avec vos clients pour éviter des tensions.

Société d’affacturage : ce qu’il faut retenir

En résumé, le factoring et ses variantes, telles que l’affacturage inversé et l’affacturage inversé collaboratif, sont des solutions financières efficaces pour gérer les créances et améliorer la compatibilité des PME. Bien que les services proposés par une société d’affacturage présentent des avantages comme l’optimisation de la trésorerie et la flexibilité, il est essentiel de comprendre les coûts et les implications avant de s’engager. Pensez également aux autres possibilités financières qui pourraient vous convenir, telles que le leaseback.

Alexandre Fillières

CEO, Soneva